В "Казпочте" рассказали о преимуществах новой почтово-учетной системы

Айгерим курировала IТ-разработку проекта по внедрению почтово-учетной системы, которая упростила множество производственных процессов в компании. Однако она заверила, что реализовать проект позволила лишь слаженная командная работа.

Подробности – в интервью.

Айгерим, расскажите, пожалуйста, о проекте. На решение каких задач он направлен?

Почтово-учетная система (ПУС) была создана для упрощения и повышения эффективности наших производственных процессов – приема, обработки и сортировки почты.

Ранее мы использовали похожую систему, но она была более банковской – не адаптированной под почтовые процессы в их изменяющихся условиях. Поэтому мы решили создать другой, более универсальный продукт.

Во многих странах почтовые операторы используют собственные системы, разработанные с учетом их особенностей и запросов со стороны: они позволяют быстрее внедрять новые продукты и интегрироваться с новыми партнерами.

Взять и перенять одну из этих систем под копирку мы не могли: во-первых, все они являются интеллектуальной собственностью других компаний, во-вторых, не на 100% соответствуют нашим производственным процессам.

Сколько времени заняло воплощение идеи в жизнь?

Разрабатывать собственную почтово-учетную систему "Казпочта" начала в 2017 году. Дополнительные ресурсы со стороны, как человеческие, так и материальные, мы не привлекали – обошлись своими силами.

Над проектом работала большая команда – это специалисты нескольких департаментов: почтового бизнеса, логистики и производства, электронной коммерции, финансово-карточных услуг, IT-блока и т.д.

В 2018 году ПУС была запущена в пилотном режиме. Результаты оправдали ожидания, и уже с 5 января 2019 года мы масштабировали ее на 3,5 тысячи наших отделений.

После ее полноценного внедрения планируется получение чистых выгод ежегодно в размере 75,5 млн тенге.

Кто взаимодействует с почтово-учетной системой?

Почти все участники производственного процесса – это работники фронт-офисов, операторы приема и выдачи почты, сортировщики, диспетчеры и т.д.

Используют почтово-учетную систему и сотрудники центрального аппарата. С ее помощью они выгружают отчетность и осуществляют контроль, например, следят за количественным объемом, который проходит по тому или иному подразделению. 

Эти процессы были автоматизированы и раньше, но, когда мы внедряли новую систему, мы пересмотрели их и облегчили.

Объясните, пожалуйста, на конкретных примерах, как именно изменились процессы после запуска этой системы?

Одно из ключевых улучшений – упрощение бизнес-процесса по сортировке международных посылок.

Например, клиент приобрел через интернет-магазин AliExpress чехол для мобильного телефона. Ранее при регистрации мелких пакетов из Китая оператору сортировочного центра приходилось вносить вручную все данные по получателю: фамилию и имя, номер телефона, место доставки и т.д., что могло привести к допущению производственных ошибок.

Благодаря тому, что мы интегрировали нашу информационную систему с логистическим партнером в Китае, вся информация о получателе "подтягивается" автоматически. Оператору нужно лишь визуально проверить ее на корректность и зарегистрировать посылку.

Это изменение позволило быстрее обрабатывать входящие международные посылки, что благотворно сказалось на снижении сроков их доставки до адресатов.

Читайте также: С ветерком и без пробок. Столичные почтальоны пересели на электросамокаты

Второй момент.  Раньше оператор отделения или супермаркета посылок вводил информацию о выдаваемой посылке в двух информационных системах и тратил на выдачу две-три минуты, сейчас в среднем на это требуется одна минута.

Почему? Во-первых, сейчас вводить информацию о посылке нужно в одну информационную систему. Во-вторых, требуются минимальные действия по поиску выдаваемой посылки: достаточно указать трекинг номера отправления или считать штрих-код на посылке, и все необходимые данные отобразятся на мониторе системы. 

Третьим улучшением мы считаем то, что облегчился процесс обучения наших работников, задействованных в обслуживании клиентов.

До введения ПУС им необходимо было изучать очень много различных инструкций и правил, запоминать последовательность действий: какую вкладку открыть, какую кнопку нажать, что написать в графе, где обязательно ввести информацию.

Для решения этой сложной задачи мы создали удобный и дружелюбный интерфейс, который подсказывает нашему работнику, как действовать при проведении той или иной операции. Например, если работник не заполнил какое-то поле и решил перейти к следующему шагу, оно подсветится красным цветом и не позволит завершить операцию.

Наши коллеги уже отметили, что новая информационная система значительно улучшила и ускорила бизнес-процессы по обеспечению качественной и быстрой доставки почты нашим клиентам.